Comenzaré este artículo con una breve experiencia personal.
En los establecimientos que he visitado, ya sea papelerías, negocios de venta de comida rápida, instituciones gubernamentales o negocios familiares siempre noto la cajita de Dropbox del lado del reloj y maravillado con la herramienta, pues en efecto puedes almacenar tus archivos y compartirlos con otras personas o colegas de trabajo facilita el intercambio de información en un abrir y cerrar de ojos, como una excelente alternativa al correo electrónico.
Sin embargo, mi mente inquieta me preguntaba siempre ¿Por qué, cuando elimino a alguien de una carpeta compartida se queda una copia de los archivos en su cuenta? ¿Por qué mi espacio se ve afectado cuando la o las personas con las que se comparte la carpeta suben un documento? ¿Existirá alguna herramienta buena, bonita y barata que me ayude a resolver esta situación?
Y sin querer, mi Facebook me dío la respuesta. Entre la publicidad que aparece conocí Copy, este servicio podría describirlo desde mi perspectiva, como un Dropbox avanzado, en el cual se resuelven al menos las dos interrogantes principales que tenía Espacio y Seguridad al compartir la información, debido a que tenemos situaciones en las que necesitamos trabajar en equipos de trabajo, o tenemos empleados a los cuales necesitamos compartirles información pero, cuando se trata de emprendedores los cuales en la mayoría de los casos no tienen ni un peso para invertir en una cuenta PRO o Empresarial de Dropbox y mucho menos para adquirir un dominio que permita asignar correos corporativos, Copy permite crear y gestionar "Empresas" a partir de tu cuenta de correo electrónico, aunque esta no sea de tipo @miempresa.com.
Comúnmente las empresas familiares o pequeñas, no cuentan con la suficiente asesoría en T.I para llevar un correcto control de la información que se maneja, información compartida que puede ser vital, tal como una hoja de cálculo que contenga los registros de los clientes o las ventas del mes. Aunque Copy se presenta como un servicio "económico" y permite gestionar los permisos de quienes pueden acceder a cierta información compartida en la organización, es decisión final del Dueño de la pequeña empresa brindarle los permisos necesarios a la información que esté quiera que su empleado conozca.
En conclusión, en nuestro entorno económico-social (Mérida) la herramienta que se encuentra muy extendida, tanto en los usuarios particulares como en las organizaciones es Dropbox, presentar una nueva herramienta con un marco de trabajo similar pero añadiendo el control de permisos a los archivos y carpetas que de acuerdo al perfil del puesto que desempeña el usuario brinda más ventajas, puesto que no solamente podrá tener una "Carpeta Raíz", si no que también podrá crear sub-carpetas las cuales podrian representar los departamentos o puestos de la organización y cuando un usuario sea dado de baja de la misma, podrá elimiinarlo sin problema garantizando que los archivos se borrarán de la sesión de invitado sin que este se quede con una copia en su cuenta ya que el modo de compartir archivos y carpetas de Copy es centralizado, la cuenta que invita es en la que se alojan los archivos y carpetas.
Por último, el costo para versiones empresariales es más económico que Dropbox, aunque brindan menos espacio la ganancia la obtiene al poder pagar el espacio por un año para usuarios ilimitados, cosa que con Dropbox debe de hacerse por usuario.
El mi opinión personal, es una herramienta que vale la pena evaluar y llevarla a un contexto de trabajo real.
Enlace: https://copy.com?r=OppvVk
A mi personalmente Dropbox no me gustó nunca. El diseño me pareció muy poco trabajado y su funcionamiento, para mí, es demasiado simple y limitado. He probado otras opciones pero me parecen igual de limitadas, y finalmente me quedo con urCollection. Yo tengo una empresa y este tipo de herramientas las uso básicamente en ella, y urCollection es la mejor en este sentido. Tiene muchas funcionalidades que permiten tener un gran control de todos los documentos de los comerciales, evitar duplicidades, saber qué archivos se usan más (y quién los usa más), y un largo etcétera. Todo son cosas buenas... menos una: sólo está disponible para iPad, algo que no acabo de entender porqué.
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